Økonomirutine

Dette er rutine som gjelder for alle som gjør utlegg på vegne av VDU og undergruppene.
 
TL;DR: Send kvitteringer til okonomi (at) digitalungdom.no
 
For alle:

  • Som hovedregel må du legge ut det som skal kjøpes av egen lomme/kredittkort. Kun unntaksvis kan kredittkortet til VDU brukes.
  • Alle utlegg skal være godkjent (kan være muntlig) av den som har fullmakt til å bruke penger av budsjettet før penger brukes.
  • Dersom det gjøres utlegg i fremmed valuta (euro, dollar, svenske kroner, etc) må det dokumenteres valutakurs som er benyttet. Dette står ikke nødvendigvis på kvitteringen.
  • Ikke kjøp inn ting som skal på forskjellige budsjettposter (f.eks. "kiosk" og "crewcare") på samme kvittering, gå heller to ganger igjennom kassa.
  • Ikke gjør private kjøp på samme kvittering som utlegget.
  • Kvittering scannes eller tas bilde av (pass på at det er lesbart), og sendes på epost til okonomi (at) digitalungdom.no.
  • Skriv også inn
    • hvem som har godkjent kjøpet
    • hva det er gjelder ("kioskvarer til GlobeLAN xx", "Investering i utstyr til xx")
    • Ditt eget kontonummer som pengene skal utbetales til
  • Normalt skal penger være utbetalt i løpet av 7 dager (merk: kan bli forsinket på grunn av bankenes åpningtid)

 
For økonomiansvarlig

  • Økonomiansvarlig sjekker om all informasjon som er sendt inn stemmer/er lagt inn
  • Økonomiansvarlig legger kvittering i elektronisk mappe for lagring av bilag
  • Økonomiansvarlig legger inn riktig beløp til utbetaling i nettbanken
  • Økonomiansvarlig varsler annen person med tilgang om å dobbeltsjekke og godkjenne utbetaling